Utlevering via lærestedet
Elever ved videregående skoler får gjeldsbrevet/stipendmeldingen levert ut via lærestedet.
Det er lærestedets ansvar at gjeldsbrevet/stipendmeldingen blir levert til rett person. Lærestedet må også kontrollere at eleven har elev-/studentstatus og ellers fyller vilkårene for å få gjeldsbrevet/stipendmeldingen utlevert. Lånekassen anbefaler at det blir krevd gyldig legitimasjon, som for eksempel bankkort eller førerkort med hologram. Skolebevis er ikke gyldig legitimasjon.
Et gjeldsbrev/en stipendmelding kan bare leveres til eleven/studenten personlig. Det kan ikke utleveres til andre selv om de har fullmakt fra eleven/studenten. Det må heller ikke utleveres eller videresendes til elever/studenter som har avbrutt utdanningen eller begynt på en annen skole.
Skolen mottar to lister sammen med gjeldsbrevene. Elevene/studentene må kvittere på kvitteringslisten som har navn og fødselsdato. Denne listen må behandles som et fortrolig dokument og oppbevares slik at den ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Den andre listen kan brukes som oppslag. Listen med søkernes underskrift skal oppbevares i minimum tre år.
Sikker oppbevaring
Gjeldsbrev/stipendmeldinger må håndteres og oppbevares på en måte som sikrer at de ikke kommer uvedkommende i hende. Det enkelte lærested har ansvar for nødvendige sikkerhetstiltak i forbindelse med mottak, oppbevaring og utlevering av gjeldsbrevene. Slike tiltak skal blant annet omfatte en forsvarlig sikring mot innbrudd og tyveri. Lærestedet må kontakte Lånekassen hvis antallet gjeldsbrev/stipendmeldinger i sendingen ikke stemmer overens med listene.
Gyldighet
Gjeldsbrevet/stipendmeldingen er normalt gyldig den måneden det er skrevet ut og måneden etter, ved semesterstart kan gyldigheten være lengre. Gyldighetsfristen framkommer på gjeldsbrevet/stipendmeldingen. Dersom fristen er ute, må gjeldsbrevet/stipendmeldingen makuleres. Det samme gjelder dersom eleven/studenten ikke fyller forutsetningene for å få det utlevert. Lærestedene makulerer gjeldsbrevene selv. Lånekassen skal ikke lenger ha dem i retur.
Elever og studenter skal signere og returnere gjeldsbrevet/stipendmeldingen til Lånekassen i den vedlagte konvolutten. Deretter overføres pengene direkte til elevens/studentens konto. Alle signerte gjeldsbrev/stipendmeldinger skal sendes til: Lånekassen, Postboks 36 Kalbakken, 0901 Oslo.
Gjeldsbrev/stipendmeldinger som ikke er signert og mottatt av Lånekassen innen fristen, blir annullert. Det samme gjelder hvis vi ikke har fått melding om opptak eller gyldig kontonummer før gyldighetsfristen er ute.
Uavhentede gjeldsbrev/stipendmeldinger og brev
De nye gjeldsbrevene er ikke verdipapir. De kan imidlertid inneholde personlige opplysninger. Nytt av året er derfor at uavhentede gjeldsbrev/stipendmeldinger makuleres på lærestedet når gyldighetsfristen er gått ut. Kvittering for sendingene må oppbevares i minimum tre år.
Melding til hjemmet
For søkere under 18 år blir det utstedt "Melding til hjemmet om tildelt støtte" dersom eleven får tildelt lån. Fra 1.april 2008 blir denne meldingen sendt direkte til elevens foresatte/verge. Meldingen blir dermed ikke lenger sendt via skolen.
Bortkommet gjeldsbrev
Dersom en elev som har fått utdelt gjeldsbrevet/stipendmeldingen på lærestedet mister det, må hun ta kontakt med Lånekassen. Studenter som får gjeldsbrevet/stipendmeldingen hjem i posten, kan bestille et nytt gjeldsbrev/stipendmelding på Dine sider.